Nỗ lực “60 ngày đêm” số hóa hồ sơ, tài liệu

Để phát huy cao nhất hiệu quả của công tác hồ sơ nghiệp vụ, nhất là trong giai đoạn chuyển đổi số hiện nay, cấp ủy, lãnh đạo Phòng Hồ sơ nghiệp vụ Công an tỉnh Thái Nguyên đã phát động đợt cao điểm “60 ngày đêm” số hóa hồ sơ, tài liệu. Đây là bước tiên phong chuyển đổi từ lưu trữ tài liệu giấy sang tài liệu điện tử, vừa nâng cao hiệu quả tra cứu, vừa đáp ứng yêu cầu bảo quản, sử dụng cho hiện tại và mai sau.

Đêm muộn tại trụ sở làm việc của Phòng Hồ sơ nghiệp vụ, Công an tỉnh Thái Nguyên, hầu như tất cả các phòng làm việc vẫn sáng đèn. Hơn một nửa quân số của đơn vị, từ Lãnh đạo đến cán bộ, chiến sỹ đang miệt mài số hóa hồ sơ, tài liệu. Tất cả các vị trị đều có nhiệm vụ cụ thể, từ phân loại, xâu đóng, xắp xếp đến scan, nhập liệu và chỉnh lý hồ sơ, mọi việc diễn ra không khác gì một dây chuyền sản xuất: Đồng bộ, khẩn trương và chính xác.

Việc triển khai cao điểm “60 ngày đêm” cũng là để đẩy mạnh, tăng tốc tiến độ hơn nữa việc số hóa hồ sơ, tài liệu. Bởi, nội dung này đã được Phòng Hồ sơ nghiệp vụ triển khai từ giữa năm 2022. Tính đến tháng 4/2024, đơn vị đang quản lý trên 136.000 tập hồ sơ; trên 464.000 danh chỉ bản, thẻ dữ liệu; trong đó, giai đoạn 2023-2025 ưu tiên số hóa trên 22.500 hồ sơ nghiệp vụ an ninh, cảnh sát với hàng chục triệu trang tài liệu và gần 290.000 danh chỉ bản, thẻ dữ liệu.

Riêng đối với đợt cao điểm “60 ngày đêm”, mục tiêu đặt ra là hoàn thành số hóa 14.642 tập hồ sơ lưu trữ. Để hoàn thành một khối lượng công việc khổng lồ, đơn vị đã thành lập các Tổ làm việc với con người cụ thể, sẵn sàng có phương án thay thế khi phát sinh tình huống đột xuất; bố trí ngày làm việc 3 ca, kể cả ngày thứ 7, chủ nhật. 

Đặc thù công tác đòi hỏi cán bộ hồ sơ vừa phải vững chuyên môn, vừa cẩn trọng, tỉ mỉ, trách nhiệm. Mỗi trang hồ sơ đều là những thông tin tài liệu quan trọng giúp các đơn vị nghiệp vụ phát hiện, làm rõ nhiều vấn đề, qua đó có biện pháp bảo vệ chính trị nội bộ phù hợp; kịp thời đấu tranh, giải quyết hiệu quả các vụ, việc, các chuyên án liên quan đến an ninh quốc gia, trật tự an toàn xã hội. Môi trường làm việc của cán bộ hồ sơ cũng không đơn thuần như hành chính thông thường. Dẫu vậy, cán bộ, chiến sỹ vẫn không nề hà, quyết tâm hoàn thành vượt mức chỉ tiêu “60 ngày đêm”, đồng thời vẫn đảm bảo công tác chuyên môn thường xuyên của đơn vị.

Sau hơn nửa tháng triển khai Đợt cao điểm, đơn vị đã số hóa được 253 cặp hồ sơ với 2.274 tập hồ sơ lưu trữ. Trong đó có những bộ hồ sơ lâu năm, mờ dữ liệu theo thời gian đã được cán bộ, chiến sỹ chỉnh lý, phục chế, số hóa đảm bảo chất lượng, hiệu quả sử dụng trước mắt và lâu dài.

Tinh thần nỗ lực, đồng lòng quyết tâm thực hiện đợt cao điểm “60 ngày đêm” số hóa hồ sơ, tài liệu cho thấy tinh thần dám nghĩ, dám làm của Cấp ủy, Lãnh đạo và cán bộ, chiến sỹ Phòng Hồ sơ nghiệp vụ Công an tỉnh Thái Nguyên; phát huy tính chủ động ứng dụng công nghệ thông tin, hiện đại hóa công tác hồ sơ nghiệp vụ theo kịp công cuộc chuyển đổi số, từng bước đưa hoạt động lưu trữ truyền thống tiến lên, song hành với lưu trữ điện tử, phục vụ hiệu quả công tác đấu tranh phòng, chống tội phạm, bảo đảm an ninh trật tự trên địa bàn.