Trong trường hợp cần thiết phải có mặt trong các chuyến đi do thực hiện hợp đồng, dự án đã ký kết với đối tác, các bên liên quan cần cung cấp đầy đủ và minh bạch nguồn kinh phí của chuyến đi để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.

Đối với các chuyến đi nước ngoài có thư mời đích danh từ phía nước ngoài mà thông tin chưa rõ ràng hoặc có yếu tố chính trị nhạy cảm, cơ quan chủ quản cần phối hợp với Công an thành phố để xác minh và cho ý kiến về mặt an ninh, bổ sung hồ sơ đề nghị xét duyệt.

Thành ủy TP Hồ Chí Minh cũng quy định rõ trách nhiệm của cá nhân, cơ quan, tổ chức được giao thẩm quyền xét duyệt, quyết định cử, cho phép cán bộ đi nước ngoài. Các cấp ủy, người đứng đầu cơ quan, đơn vị phải rà soát, thẩm định để bảo đảm việc xét duyệt cử, cho phép đi nước ngoài trong thẩm quyền được phân cấp, ủy quyền.

Tổ chức, cá nhân được phân cấp, ủy quyền quyết định chọn cử tập thể, cá nhân đi nước ngoài phải thực hành tiết kiệm, chống lãng phí khi đi công tác nước ngoài có sử dụng ngân sách Nhà nước; phải chịu trách nhiệm về tính thiết thực, hiệu quả của chuyến đi, và có trách nhiệm bồi hoàn để thu hồi nộp vào ngân sách đối với các trường hợp vi phạm quy định pháp luật.